Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

StromendeSystemen is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact met mij opnemen via info@marjoleingravendeel.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Welke persoonsgegevens ik verwerk, hangt af van de manier waarop je contact met mij hebt of gebruikmaakt van mijn diensten.

Het kan onder andere gaan om:

• je naam en contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer en adres;
• gegevens die je zelf verstrekt wanneer je contact met mij opneemt;
• gegevens die nodig zijn voor het maken en uitvoeren van afspraken;
• gegevens die relevant zijn voor je coachingstraject en die tijdens de begeleiding worden besproken of vastgelegd;
• factuur- en betaalgegevens;
• gegevens die nodig zijn voor mijn bedrijfsadministratie;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Ik verwerk niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

3. Contactformulier op de website

Via het contactformulier ‘Leg je vraag voor’ kun je rechtstreeks contact met mij opnemen.

Daarbij vraag ik om:

• je naam;
• je e-mailadres;
• eventueel je telefoonnummer;
• de vraag of informatie die je zelf in het tekstveld invult.

Je naam, e-mailadres en je vraag zijn nodig om op je bericht te kunnen reageren. Het invullen van een telefoonnummer is niet verplicht.

De gegevens die je via het contactformulier verstuurt, worden verwerkt via het formulier op mijn WordPress-website en ik ontvang de inzending ook per e-mail.

Omdat je zelf bepaalt wat je in het vrije tekstveld schrijft, kan een bericht ook persoonlijke of gevoelige informatie bevatten. Deel via het contactformulier bij voorkeur niet meer gevoelige informatie dan nodig is om je vraag aan mij voor te leggen.

4. Waarvoor verwerk ik persoonsgegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Contact en kennismaking

Wanneer je contact met mij opneemt, gebruik ik je gegevens om je vraag te beantwoorden, contact met je te onderhouden en eventueel een kennismakingsgesprek of andere afspraak te maken.

Coaching en begeleiding

Wanneer je cliënt wordt, verwerk ik de persoonsgegevens die nodig zijn om onze coachovereenkomst uit te voeren en je zorgvuldig te kunnen begeleiden.

Afspraken en communicatie

Ik gebruik contactgegevens om afspraken te plannen, te bevestigen of te wijzigen en om met je te communiceren over je coachingstraject.

Facturatie en administratie

Ik verwerk gegevens die nodig zijn voor facturatie, betalingen en mijn wettelijke en fiscale administratie.

Functioneren en beveiligen van de website

Bij gebruik van mijn website kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om de website goed en veilig te laten functioneren.

5. Op welke grondslagen verwerk ik persoonsgegevens?

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens alleen worden verwerkt als daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerk ik persoonsgegevens op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst – bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een coachingstraject en het maken en nakomen van afspraken;
• stappen voorafgaand aan een overeenkomst – bijvoorbeeld wanneer je contact met mij opneemt omdat je belangstelling hebt voor coaching;
• een wettelijke verplichting – bijvoorbeeld voor gegevens die ik moet bewaren voor mijn financiële en fiscale administratie;
• een gerechtvaardigd belang – bijvoorbeeld wanneer verwerking noodzakelijk is om mijn praktijk op een normale en zorgvuldige manier te voeren of mijn website goed en veilig te laten functioneren, voor zover jouw privacybelang niet zwaarder weegt;
• toestemming – wanneer voor een bepaalde verwerking jouw toestemming nodig is.

6. Bijzondere persoonsgegevens

Tijdens coaching kan informatie aan de orde komen die volgens de AVG extra beschermd is, bijvoorbeeld informatie over je gezondheid.

Ik verwerk dergelijke informatie alleen voor zover dit noodzakelijk en toegestaan is en ga hier extra zorgvuldig mee om. Ik leg niet meer vast dan nodig is voor de begeleiding.

Wanneer voor een bepaalde verwerking van bijzondere persoonsgegevens uitdrukkelijke toestemming nodig is, vraag ik die toestemming afzonderlijk.

7. Hoe lang bewaar ik persoonsgegevens?

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij ik wettelijk verplicht ben gegevens langer te bewaren.

Ik hanteer in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• financiële en fiscale administratie, waaronder facturen: 7 jaar, voor zover de wettelijke fiscale bewaarplicht van toepassing is;
• coachdossier: maximaal 5 jaar na beëindiging van het coachingstraject;
• contactgegevens en berichten van mensen die geen cliënt worden: niet langer dan nodig om het contact af te handelen;
• overige persoonsgegevens: niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

De bewaartermijn van het coachdossier sluit aan bij de termijn die ik voor mijn coachpraktijk hanteer op basis van het NOBCO-model.

Gegevens die niet meer nodig zijn en waarvoor geen wettelijke bewaarplicht geldt, worden verwijderd of geanonimiseerd.

8. Met wie deel ik persoonsgegevens?

Ik verkoop je persoonsgegevens niet aan derden.

Voor mijn dienstverlening en bedrijfsvoering maak ik gebruik van digitale systemen en dienstverleners. Daardoor kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door partijen die bijvoorbeeld betrokken zijn bij:

• hosting en technisch beheer van de website;
• het verwerken van het contactformulier;
• e-mail en digitale communicatie;
• administratie en boekhouding;
• digitale opslag en andere ondersteunende diensten.

Ik deel alleen persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is voor mijn dienstverlening of bedrijfsvoering, wanneer ik daartoe wettelijk verplicht ben of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Wanneer een externe partij in mijn opdracht persoonsgegevens verwerkt, maak ik waar nodig afspraken over de bescherming en vertrouwelijkheid van die gegevens.

9. Website, cookies en externe diensten

Mijn website maakt gebruik van technische voorzieningen die nodig zijn om de website goed, snel en veilig te laten functioneren.

Op dit moment gebruik ik geen Google Analytics om het gedrag van bezoekers op de website te analyseren.

Wanneer ik in de toekomst analytische of andere niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken ga gebruiken, pas ik waar nodig deze privacyverklaring en de cookie-instellingen van de website daarop aan.

De website kan links bevatten naar websites of diensten van andere organisaties. Wanneer je via zo'n link een externe website of dienst bezoekt, geldt de privacyverklaring van die organisatie. StromendeSystemen is niet verantwoordelijk voor de manier waarop andere organisaties persoonsgegevens verwerken.

10. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging of ander onrechtmatig gebruik.

Daarbij houd ik rekening met de aard van de persoonsgegevens die ik verwerk en de risico's die de verwerking met zich meebrengt.

11. Jouw privacyrechten

Je hebt volgens de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Je kunt mij onder andere vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die ik van je verwerk;
• correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens, wanneer daarvoor volgens de wet aanleiding bestaat;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• bezwaar tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met mij op via info@marjoleingravendeel.nl .

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan ik je vragen om informatie waarmee ik je identiteit voldoende kan controleren.

12. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop ik met je persoonsgegevens omga? Neem dan bij voorkeur eerst contact met mij op, zodat ik kan kijken wat er aan de hand is en of we het kunnen oplossen.

Je hebt daarnaast het recht om een privacyklacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

13. Datalekken

Ondanks passende beveiligingsmaatregelen kan zich een beveiligingsincident voordoen waarbij persoonsgegevens verloren gaan, door onbevoegden worden ingezien of op een andere manier onrechtmatig worden verwerkt.

Wanneer sprake is van een datalek, handel ik volgens de daarvoor geldende wettelijke verplichtingen. Waar nodig meld ik het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeer ik de betrokken personen.

14. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wanneer persoonsgegevens door een dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorg ik ervoor dat daarvoor een geldige wettelijke basis en passende waarborgen bestaan, zoals vereist door de AVG.

15. Geautomatiseerde besluitvorming

StromendeSystemen neemt geen besluiten over personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor hen juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.