Algemene voorwaarden

1. Voor wie gelden deze voorwaarden?

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op coaching en begeleiding door:

In deze voorwaarden gebruik ik een paar begrippen:

• coach: Marjolein Gravendeel, handelend onder de naam StromendeSystemen;
• coachee: de persoon die de coaching of begeleiding krijgt;
• opdrachtgever: de persoon of organisatie die StromendeSystemen de opdracht geeft.

De opdrachtgever en de coachee kunnen dezelfde persoon zijn. Bijvoorbeeld als je als particulier zelf een coachingstraject bij mij afspreekt en betaalt.

De opdrachtgever kan ook iemand anders zijn. Bijvoorbeeld je werkgever of een organisatie die mij inschakelt om jou te coachen.

Het komt ook voor dat een zakelijke opdrachtgever mij inschakelt voor een coachee die werkt bij een klant van die opdrachtgever. Ook dan gelden deze voorwaarden.

Als we schriftelijk andere afspraken maken, gaan die afspraken voor op deze algemene voorwaarden.

2. Wanneer hebben we een overeenkomst?

Een overeenkomst ontstaat als StromendeSystemen en de opdrachtgever afspraken hebben gemaakt over de coaching en deze afspraken schriftelijk zijn bevestigd. Dat kan bijvoorbeeld in een coachovereenkomst, offerte, opdrachtbevestiging of per e-mail.

Afspraken die alleen voor een bepaald coachingstraject gelden, leggen we apart vast. Denk bijvoorbeeld aan:

• het doel van het coachingstraject;
• het aantal sessies;
• de duur en frequentie van de sessies;
• de vorm of locatie;
• het tarief;
• de start en verwachte einddatum;
• eventuele afspraken met een werkgever of andere opdrachtgever.

Je krijgt deze algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst, zodat je ze kunt lezen en bewaren.

3. Wat is coaching?

Coaching is gericht op persoonlijke en/of professionele ontwikkeling. Coach en coachee werken samen aan de coachvraag en doelen die we hebben afgesproken.

Als coachee houd je zelf de regie over je coachingstraject en over de keuzes die je maakt.

Coaching door StromendeSystemen is geen medische, psychiatrische of psychotherapeutische behandeling. Coaching vervangt zulke behandelingen niet.

Blijkt tijdens het traject dat je hulpvraag buiten de grenzen van coaching valt? Dan bespreek ik dit met je. Als dat nodig is, adviseer ik je om contact op te nemen met een andere deskundige.

Ik werk volgens de professionele en ethische uitgangspunten van NOBCO/EMCC.

4. Wat mag je van mij als coach verwachten?

Ik zet mij in om de coaching zorgvuldig en professioneel uit te voeren.

Je mag van mij verwachten dat ik:

• vertrouwelijk omga met wat je tijdens de coaching met mij deelt;
• werk vanuit de coachvraag en doelen die we hebben afgesproken;
• de grenzen van coaching bewaak;
• je naar een andere deskundige verwijs als dat nodig is;
• samen met jou kijk naar de voortgang van het traject;
• afspraken over het traject samen met jou aanpas als daar een goede reden voor is.

Coaching vraagt inzet van ons allebei. Ik kan daarom niet beloven dat de coaching tot een bepaald resultaat leidt.

5. Wat verwacht ik van jou als coachee?

Als coachee houd je zelf de regie over je coachingstraject.

Ik verwacht dat je:

• actief meedoet aan de gesprekken;
• geplande afspraken zoveel mogelijk nakomt;
• tussen sessies aan afgesproken oefeningen of opdrachten werkt als die onderdeel zijn van het traject;
• mij vertelt over omstandigheden die belangrijk zijn voor een goede en veilige begeleiding.

Je blijft zelf verantwoordelijk voor de keuzes en beslissingen die je tijdens of na de coaching maakt.

6. Wat als iemand anders opdrachtgever is?

Soms betaalt of regelt iemand anders de coaching. Bijvoorbeeld een werkgever, een andere organisatie of een zakelijke opdrachtgever die mij inschakelt.

Ook dan zijn de coachgesprekken vertrouwelijk.

Ik deel geen inhoud uit de gesprekken met de opdrachtgever zonder toestemming van de coachee. Dat doe ik alleen anders als ik volgens de wet verplicht ben om informatie te delen.

Soms is het nuttig om vooraf af te spreken welke informatie de opdrachtgever wel krijgt. Denk bijvoorbeeld aan aanwezigheid, de voortgang op hoofdlijnen of een evaluatie van het traject.

We spreken vooraf duidelijk af welke informatie gedeeld mag worden. De coachee weet dus vooraf wat er eventueel wordt teruggekoppeld.

Dit geldt ook als een zakelijke opdrachtgever mij inschakelt om iemand bij een klant van die opdrachtgever te coachen. Het feit dat een organisatie de coaching regelt of betaalt, betekent niet dat die organisatie automatisch informatie krijgt over wat tijdens de coaching wordt besproken.

7. Een afspraak annuleren, verplaatsen of niet komen

Kun je als coachee niet naar een afspraak komen? Laat dit dan zo snel mogelijk weten.

Annuleer of verplaats je een afspraak minimaal 3 werkdagen van tevoren? Dan worden hiervoor geen kosten in rekening gebracht.

Annuleer of verplaats je een afspraak minder dan 3 werkdagen van tevoren? Dan kan 50% van het afgesproken tarief voor de sessie in rekening worden gebracht.

Kom je zonder afmelding niet naar de afspraak (no-show)? Dan kan het volledige tarief van de sessie in rekening worden gebracht.

Is de coachee niet zelf de opdrachtgever? Dan worden eventuele kosten voor te laat annuleren of een no-show in rekening gebracht bij de opdrachtgever met wie StromendeSystemen de financiële afspraken heeft gemaakt.

Werkt StromendeSystemen via een zakelijke opdrachtgever die de coaching voor een klant organiseert? Dan gelden de financiële afspraken tussen StromendeSystemen en deze zakelijke opdrachtgever.

Of een geannuleerde afspraak of no-show vervolgens meetelt als een door een werkgever of klant vergoede sessie, hangt af van de afspraken tussen die partijen. StromendeSystemen is geen partij bij die afspraken.

Kan een afspraak door mij niet doorgaan? Dan laat ik dit zo snel mogelijk weten en maken we samen een nieuwe afspraak. Voor een afspraak die ik zelf annuleer, worden geen kosten in rekening gebracht.

8. Tarieven, facturen en betalen

Het tarief en de manier waarop ik factureer, spreken we vooraf af. Deze afspraken staan in de coachovereenkomst, offerte of opdrachtbevestiging.

Als je de coaching zelf betaalt

Betaal je de coaching zelf als particulier? Dan start het coachingstraject nadat het volledige afgesproken bedrag of de afgesproken eerste termijn is betaald. We kunnen vóór de betaling wel alvast afspraken inplannen voor daarna.

Je eventuele wettelijke bedenktijd blijft hierbij gewoon gelden. Meer hierover lees je in artikel 10.

Als een werkgever of organisatie betaalt

Betaalt een werkgever of andere organisatie de coaching? Dan kan het traject starten zodra de opdrachtgever akkoord heeft gegeven op het traject, de offerte of het afgesproken aantal sessies.

Als ik via een zakelijke opdrachtgever werk

Werk ik via een zakelijke opdrachtgever? Dan kan het traject starten zodra deze opdrachtgever mij de opdracht heeft gegeven en wij afspraken hebben gemaakt over de uitvoering en betaling.

Betaling van facturen

Facturen moeten binnen 14 dagen na de factuurdatum worden betaald, tenzij we schriftelijk iets anders hebben afgesproken.

Is een factuur niet op tijd betaald? Dan stuur ik eerst een herinnering.

Blijft betaling daarna uit? Dan kan ik rente en incassokosten in rekening brengen voor zover de wet dat toestaat. Voor particuliere klanten houd ik mij daarbij aan de wettelijke regels voor betalingsherinneringen en incassokosten.

Als facturen niet worden betaald, kan ik besluiten om het coachingstraject tijdelijk niet voort te zetten. Ik bespreek dit eerst met de opdrachtgever.

9. Hoe lang duurt het traject en hoe kun je stoppen?

De startdatum, verwachte duur en eventuele evaluatiemomenten spreken we vooraf af.

Soms blijkt tijdens een traject dat iemand eerder wil stoppen. Zowel de opdrachtgever als ik kan het traject tussentijds beëindigen.

Daarbij geldt in principe een opzegtermijn van twee weken, tenzij we vooraf schriftelijk iets anders hebben afgesproken.

Is de opdrachtgever iemand anders dan de coachee? Dan kijken we bij het stoppen van het traject ook naar een zorgvuldige afronding voor de coachee.

Werk dat al is uitgevoerd en facturen die betrekking hebben op de periode vóór het stoppen van het traject, moeten nog wel worden betaald.

10. Bedenktijd voor particuliere cliënten

Ben je particulier en geef je per e-mail akkoord op mijn offerte? Dan heb je in principe recht op 14 dagen wettelijke bedenktijd.

De bedenktijd begint op de dag nadat de overeenkomst is gesloten. Binnen deze 14 dagen kun je de overeenkomst stoppen zonder dat je daarvoor een reden hoeft te geven. Je kunt dit bijvoorbeeld per e-mail aan mij laten weten.

Wil je dat de coaching al begint voordat de 14 dagen voorbij zijn? Dan vraag ik je vooraf om daar uitdrukkelijk mee in te stemmen.

Stop je daarna toch binnen de bedenktijd? Dan kan ik kosten in rekening brengen voor het deel van de coaching dat op jouw verzoek al is uitgevoerd. Ik informeer je hierover voordat de coaching begint.

Is de volledige dienstverlening op jouw verzoek uitgevoerd voordat de bedenktijd voorbij is? Dan vervalt je bedenktijd alleen als je vooraf uitdrukkelijk hebt ingestemd met het starten van de dienstverlening én met het vervallen van je bedenktijd zodra de dienstverlening volledig is uitgevoerd.

De wettelijke bedenktijd geldt voor particuliere cliënten als de wet dit voorschrijft. Voor zakelijke opdrachtgevers gelden andere regels.

11. Wat als ik als coach verhinderd ben?

Het kan gebeuren dat ik door ziekte of een andere onverwachte situatie niet kan werken.

Ik laat dit zo snel mogelijk weten. We zoeken dan samen naar een nieuwe datum voor de afspraak.

Duurt de situatie langer en kan ik het traject daardoor niet op een redelijke manier voortzetten? Dan bespreken we samen hoe we het traject afronden of beëindigen.

Je betaalt niet voor coaching die niet is uitgevoerd. Werk dat vóór dat moment al wel is uitgevoerd, blijft verschuldigd.

12. Vertrouwelijkheid en privacy

Wat je tijdens de coaching met mij deelt, behandel ik vertrouwelijk.

Ik deel deze informatie alleen met anderen als:

• jij daar toestemming voor geeft; of
• ik volgens de wet verplicht ben om informatie te delen.

Is iemand anders opdrachtgever? Dan gelden ook de afspraken uit artikel 6 over wat wel en niet met de opdrachtgever wordt gedeeld.

Ik ga zorgvuldig om met persoonsgegevens en houd mij aan de privacywetgeving. In mijn aparte privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe en hoe lang ik ze bewaar.

13. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

Ik voer mijn werkzaamheden zorgvuldig en professioneel uit.

Als coachee blijf je zelf verantwoordelijk voor de keuzes en beslissingen die je maakt en voor wat je tijdens of na de coaching met de inzichten uit het traject doet.

Ik ben niet verantwoordelijk voor schade die ontstaat door keuzes of handelingen van de coachee zelf.

Dit betekent niet dat ik iedere aansprakelijkheid uitsluit. Als StromendeSystemen volgens de wet verantwoordelijk is voor schade, gelden de wettelijke regels.

14. Wat kun je doen als je een klacht hebt?

Ben je niet tevreden over mijn coaching of dienstverlening? Bespreek dit dan bij voorkeur eerst met mij. Dan kijken we samen wat er aan de hand is en of we tot een oplossing kunnen komen.

Komen we er samen niet uit? Dan kan, als dat van toepassing is, gebruik worden gemaakt van de klachtenprocedure van NOBCO.

De wettelijke mogelijkheden om een geschil op een andere manier op te lossen blijven bestaan.

15. Welk recht geldt?

Op overeenkomsten met StromendeSystemen is Nederlands recht van toepassing.

Ontstaat er een verschil van mening of een geschil? Dan proberen we dit eerst samen op te lossen.

Lukt dat niet? Dan kunnen opdrachtgever en StromendeSystemen gebruikmaken van de mogelijkheden die de wet biedt.

Voor consumenten blijven hun wettelijke rechten altijd gelden.